Comunicazione smart working al Ministero entro 5 giorni: guida passo-passo e checklist obblighi del datore dopo la Legge 34/2026

Attivare il lavoro agile per un dipendente comporta due adempimenti distinti, con termini e sanzioni diversi. Il primo riguarda la comunicazione telematica al Ministero del Lavoro entro cinque giorni. Il secondo, dopo la Legge 11 marzo 2026 n. 34, riguarda l’informativa scritta sulla sicurezza. Questa guida ripercorre la procedura sul portale Servizi Lavoro passo dopo passo e chiude con una checklist degli obblighi del datore, con gli importi sanzionatori esatti.

La comunicazione telematica: come si fa, passo per passo

1. Accesso al portale Servizi Lavoro

La comunicazione si invia da servizi.lavoro.gov.it, il portale dei servizi del Ministero del Lavoro. L’accesso avviene con identità digitale: SPID o CIE (Carta d’Identità Elettronica). Il modello da trasmettere è quello adottato con il Decreto Ministeriale 22 agosto 2022 n. 149, in vigore dal 1 settembre 2022.

2. Dove si trova l’applicativo

Una volta autenticati, l’applicativo del lavoro agile si trova nell’area dei servizi del portale dedicata alle comunicazioni. Il modulo è reso disponibile direttamente dal Ministero: non si scarica un file da compilare offline, si lavora dentro l’applicativo web.

3. Quali dati inserire

Il modello chiede le informazioni essenziali dell’accordo, non l’accordo per intero:

• il nominativo del lavoratore coinvolto;
• la data di inizio della prestazione in modalità agile;
• la data di cessazione prevista (il lavoro agile a tempo indeterminato si gestisce con la modulistica prevista per quella fattispecie);
• il tipo di comunicazione: inizio periodo, proroga, modifica o annullamento.

4. Da quando decorrono i 5 giorni

Questo è il punto su cui si concentrano gli errori. Per i datori di lavoro privati i cinque giorni decorrono dall’inizio effettivo della prestazione in modalità agile, non dalla data di firma dell’accordo. Lo chiarisce la FAQ del Ministero del Lavoro sui termini di comunicazione: se l’accordo è firmato il 1 del mese ma il lavoro agile parte il 10, il conteggio dei cinque giorni parte dal 10.

Fa eccezione la proroga: in quel caso i cinque giorni decorrono dall’ultimo giorno del periodo precedentemente comunicato. I datori di lavoro pubblici e le agenzie di somministrazione seguono invece un termine diverso, ossia entro il giorno 20 del mese successivo all’inizio della prestazione.

5. Invio singolo o massivo

Per pochi lavoratori si usa l’inserimento diretto a video. Per volumi elevati esistono due strade alternative:

• il caricamento massivo tramite file, compilando il template predisposto e caricandolo nell’applicativo;
• la modalità REST massiva via API, pensata per chi deve trasmettere molti periodi di lavoro agile in modo automatizzato. L’attivazione richiede una richiesta di contatto tramite il form online sull’URP Online del Ministero, con successiva registrazione al sistema di gestione degli accessi secondo il modello OAuth 2.0.

6. Conservazione dell’accordo per 5 anni

Dal momento dell’introduzione del modello telematico, l’accordo individuale di lavoro agile non si allega più alla comunicazione: si trasmettono solo i dati. L’accordo firmato con il lavoratore va però conservato dal datore per cinque anni, come previsto dall’art. 19, comma 1, della Legge 22 maggio 2017 n. 81. In caso di ispezione, è il documento che dimostra l’esistenza e i contenuti dell’intesa.

Cosa rischia il datore: la comunicazione tardiva

La comunicazione omessa o tardiva non è gratuita. Si applica la sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ciascun lavoratore coinvolto, prevista dall’art. 19, comma 3, del D.Lgs 10 settembre 2003 n. 276, richiamato espressamente dall’art. 23, comma 1, della Legge 81/2017. L’importo si moltiplica per il numero di lavoratori: dieci comunicazioni tardive possono valere fino a 5.000 euro.

La checklist degli obblighi dopo la Legge 34/2026

La Legge 11 marzo 2026 n. 34 (pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 68 del 23 marzo 2026, in vigore dal 7 aprile 2026) ha inserito il nuovo comma 7-bis all’art. 3 del D.Lgs 81/2008. La novità: per l’attività svolta in modalità agile in luoghi non nella disponibilità giuridica del datore, gli obblighi di sicurezza si assolvono consegnando un’informativa scritta sui rischi.

L’informativa annuale sulla sicurezza

L’informativa è scritta, ha cadenza almeno annuale e va consegnata sia al lavoratore sia al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). Copre i rischi generali e i rischi specifici connessi alla prestazione: tra questi l’uso dei videoterminali, l’ergonomia della postazione, i rischi elettrici e quelli legati all’ambiente domestico. La consegna all’RLS è parte sostanziale dell’obbligo, non un passaggio facoltativo.

La sanzione penale per la mancata informativa

Qui il salto è netto rispetto alla sanzione amministrativa della comunicazione. La mancata consegna dell’informativa è sanzionata in via penale dall’art. 55, comma 5, lett. c) del D.Lgs 81/2008: arresto da 2 a 4 mesi oppure ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro a carico del datore e del dirigente. La sanzione scatta per la sola mancata consegna, a prescindere dal verificarsi di un infortunio.

Tabella: scadenza, obbligo, sanzione

In sintesi

Attivare il lavoro agile per un dipendente significa, in ordine: firmare l’accordo, far partire la prestazione, comunicare entro cinque giorni sul portale Servizi Lavoro, conservare l’accordo per cinque anni e consegnare l’informativa annuale sulla sicurezza a lavoratore e RLS. I primi quattro passaggi esistevano già; il quinto, con la sua sanzione penale, è la novità del 2026 che molte organizzazioni non hanno ancora messo a calendario. Usa la tabella come strumento di autovalutazione prima della prossima attivazione.

Fausto Pitzalis

Blogger dal 2001, Nativo Digitale, Developer.
Da 15 anni mi occupo di IT per una grande Azienda.
Lavoro per abbattere il Digital Divide.
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