Sanzioni per la mancata comunicazione dello smart working: cosa si rischia

Attivare il lavoro agile non si esaurisce con la firma dell’accordo individuale. Il datore di lavoro deve anche comunicare l’avvio della prestazione al Ministero del Lavoro entro un termine preciso. Saltare questo passaggio, o rispettarlo in ritardo, espone a una sanzione amministrativa che si calcola per ciascun lavoratore coinvolto. Vediamo cosa dice la legge, quanto si rischia e come rientrare nella regolarità.

Cosa prevede la legge sulla comunicazione dello smart working

L’obbligo nasce dall’articolo 23, comma 1, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, che disciplina il lavoro agile. La norma prevede che l’accordo individuale e i relativi periodi di prestazione in modalità agile siano comunicati per via telematica. La disciplina attuale del termine deriva dalla modifica introdotta con l’articolo 41-bis del D.L. 73/2022, convertito nella Legge 122/2022, che ha sostituito l’invio dell’accordo con una comunicazione sintetica dei nominativi e delle date.

In concreto, il datore di lavoro privato deve trasmettere la comunicazione entro 5 giorni dall’inizio della prestazione in modalità agile, oppure entro 5 giorni dall’evento che modifica o cessa il periodo gia comunicato (proroga o conclusione anticipata). Per i datori di lavoro pubblici e per le agenzie di somministrazione il termine è fissato al giorno 20 del mese successivo.

Il canale è unico: il portale Servizi Lavoro del Ministero del Lavoro (servizi.lavoro.gov.it), con accesso tramite SPID o CIE. Sono disponibili anche l’invio massivo tramite file e una modalità applicativa via API per chi gestisce grandi numeri di lavoratori.

Una precisazione utile per evitare confusione: il termine dei 5 giorni non è una novità recente. È il regime in vigore da anni e discende dalla Legge 81/2017 come modificata nel 2022. Interventi normativi successivi hanno riguardato altri adempimenti, come l’informativa sulla salute e sicurezza, che è cosa diversa dalla comunicazione dell’accordo qui trattata.

Importi e tipologie di sanzione

Il regime sanzionatorio non è previsto direttamente dalla Legge 81/2017, che rinvia a una norma preesistente: l’articolo 19, comma 3, del D.Lgs 10 settembre 2003, n. 276. È la stessa disposizione che governa le comunicazioni obbligatorie di instaurazione e variazione dei rapporti di lavoro.

La sanzione amministrativa pecuniaria va da 100 a 500 euro per ciascun lavoratore la cui comunicazione sia stata omessa o inviata in ritardo. Due aspetti meritano attenzione:

• Si applica sia all’omissione totale sia al ritardo. Inviare la comunicazione dopo il quinto giorno non mette al riparo: la tardività è sanzionata come l’omissione.
• L’importo è per lavoratore. Non è una sanzione unica per l’azienda. Se la mancata comunicazione riguarda dieci dipendenti, la sanzione si moltiplica per dieci, con un potenziale rilevante nelle organizzazioni che gestiscono lo smart working su ampia scala.

La sanzione non è penale ma amministrativa, e in quanto illecito materialmente sanabile rientra tra quelli diffidabili ai sensi dell’articolo 13 del D.Lgs 124/2004. In caso di accesso ispettivo, il personale di vigilanza diffida il datore di lavoro a regolarizzare: se l’azienda adempie nei termini, è ammessa al pagamento in misura ridotta, pari al minimo di legge, cioè 100 euro per lavoratore.

Come mettersi in regola

La regolarizzazione è semplice sul piano operativo: si tratta di inviare la comunicazione mancante attraverso il portale Servizi Lavoro, indicando nominativi e date di inizio e fine del periodo di lavoro agile. Se il ritardo emerge prima di un controllo, l’invio spontaneo resta comunque il comportamento corretto, perché documenta la volontà di adempiere.

Il modo migliore per non trovarsi nella situazione, però, è organizzare il flusso a monte: definire chi in azienda è responsabile dell’invio, agganciare la comunicazione alla firma dell’accordo e presidiare la scadenza dei 5 giorni con un promemoria. Per la procedura passo passo, dalla raccolta dei dati all’invio telematico, rimandiamo alla guida dedicata alla comunicazione dello smart working entro i 5 giorni.

Domande frequenti

La sanzione si applica anche se comunico in ritardo di pochi giorni?

Sì. L’articolo 19, comma 3, del D.Lgs 276/2003 sanziona sia l’omessa sia la tardiva comunicazione. Superare il termine di 5 giorni espone alla sanzione da 100 a 500 euro per lavoratore, indipendentemente dall’entità del ritardo, salvo la riduzione al minimo in caso di regolarizzazione a seguito di diffida.

La sanzione è unica per l’azienda o per ogni dipendente?

È calcolata per ciascun lavoratore la cui comunicazione risulta omessa o tardiva. Nelle realtà con molti dipendenti in lavoro agile l’importo complessivo può quindi crescere in modo significativo.

Chi deve inviare la comunicazione e su quale canale?

L’obbligo ricade sul datore di lavoro, che trasmette la comunicazione tramite il portale Servizi Lavoro del Ministero del Lavoro, con autenticazione SPID o CIE. Per i datori privati il termine è di 5 giorni; per il settore pubblico e le agenzie di somministrazione si scende al giorno 20 del mese successivo.

Fausto Pitzalis

Blogger dal 2001, Nativo Digitale, Developer.
Da 15 anni mi occupo di IT per una grande Azienda.
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