Quando apri un CSV e finisce tutto in una colonna: separatore e codifica spiegati una volta per tutte

La scena si ripete in ufficio almeno una volta a settimana. Esporti un report dal gestionale, scarichi un elenco da un tool web, fai doppio clic sul file .csv e Excel lo apre con tutte le colonne appiccicate dentro la prima, oppure con i nomi pieni di è e ò al posto delle lettere accentate. Non e un file rotto e non e colpa tua: sono due impostazioni che il doppio clic decide al posto tuo, spesso sbagliando. Vediamo perche succede e come dire allo strumento di leggere il file nel modo giusto.

Le due cose che vanno storte: separatore e codifica

Un CSV (Comma-Separated Values) e un semplice file di testo in cui ogni riga e una riga della tabella e un carattere separa una colonna dall’altra. Il problema e che quel carattere non e sempre la virgola, e che il testo puo essere salvato con codifiche diverse. Due variabili indipendenti, due sintomi diversi.

Tutto in una colonna sola: e il separatore

Il nome \”comma-separated\” lascerebbe intendere la virgola, ma sui sistemi italiani entra in gioco l’impostazione regionale. Nelle impostazioni italiane di Windows la virgola e il separatore dei decimali (scriviamo 3,14 non 3.14), quindi molti programmi, Excel compreso, usano il punto e virgola come separatore di campo per non confondersi con i decimali. Risultato: se apri un file separato da virgole su un Excel configurato per il punto e virgola (o viceversa), il programma non riconosce il separatore e ti scarica l’intera riga in una cella sola. Da qui le colonne schiacciate.

Lettere accentate trasformate in simboli: e la codifica

La codifica e il modo in cui i caratteri vengono rappresentati come byte. Oggi lo standard e UTF-8, che gestisce correttamente accenti, simboli e alfabeti di tutto il mondo. Le esportazioni piu vecchie o di certi gestionali usano invece codifiche locali come ANSI (Windows-1252). Quando apri un file UTF-8 trattandolo come ANSI, una e accentata diventa due caratteri spuri: la classica perché al posto di perche. Anche qui il rimedio non e correggere a mano cella per cella, ma dire allo strumento con quale codifica leggere il file.

La radice comune dei due problemi e una sola: il doppio clic apre il file con dei valori predefiniti e non ti chiede nulla. La soluzione e usare la funzione di importazione, che invece ti fa scegliere separatore e codifica prima di caricare i dati.

In Excel: importa, non aprire col doppio clic

Invece del doppio clic, in Excel conviene passare dalla scheda Dati. Microsoft indica questo percorso nelle versioni recenti: nella scheda Dati, nel gruppo Recupera e trasforma dati, scegli Da testo/CSV (in inglese Get & Transform Data > From Text/CSV).

• Apri Excel su una cartella di lavoro vuota.
• Vai su Dati > Da testo/CSV e seleziona il file.
• Si apre una finestra di anteprima con due menu a tendina in alto.
• Origine file: qui scegli la codifica. Se vedi accenti rotti, imposta 65001: Unicode (UTF-8); se il file e vecchio e gli accenti si rompono proprio con UTF-8, prova un’opzione Windows/ANSI.
• Delimitatore: scegli il carattere giusto dall’elenco (Virgola, Punto e virgola, Tabulazione…). L’anteprima mostra subito l’effetto della scelta, quindi vedi a colpo d’occhio quando le colonne si separano bene.
• Quando l’anteprima e corretta, premi Carica per portare i dati in un foglio.

Il vantaggio e che entrambe le decisioni, codifica e separatore, le prendi tu guardando l’anteprima, invece di subirle. Microsoft documenta anche che, per i file UTF-8 senza marcatore iniziale (BOM), questa via dalla scheda Dati e proprio quella consigliata per aprirli correttamente.

In Fogli Google: File > Importa con il tipo di separatore

Su Fogli Google la logica e identica, ma non serve preoccuparsi della codifica: Fogli lavora nativamente in UTF-8, quindi gli accenti vengono quasi sempre letti bene. La scelta che conta qui e il separatore. Il percorso ufficiale di Google e questo:

• In alto, apri File > Importa.
• Carica il file CSV (da Drive o dal computer).
• Nelle opzioni di importazione trovi Tipo di separatore con quattro voci: Rileva automaticamente, Tab, Virgola e Personalizzato (per indicare un carattere a tua scelta, ad esempio il punto e virgola).
• Se \”Rileva automaticamente\” non separa bene le colonne, passa a Personalizzato e digita il carattere che divide i tuoi dati.
• Conferma l’importazione.

In pratica, quando un file italiano arriva separato da punto e virgola, basta scegliere Personalizzato e inserire ; per ottenere subito le colonne giuste.

Recupero al volo: dividere il testo in colonne

Ti capita di accorgerti del problema solo dopo, con i dati gia incollati in una colonna sola? Non serve rifare l’importazione: entrambi gli strumenti dividono al volo una colonna gia presente.

• Fogli Google: seleziona la colonna, poi Dati > Dividi il testo in colonne. Compare un menu del separatore con Rileva automaticamente, Virgola, Punto e virgola, Spazio e Personalizzato. Scegli quello giusto e i dati si distribuiscono nelle colonne.
• Excel: seleziona la colonna e usa Dati > Testo in colonne, scegliendo l’opzione \”Delimitato\” e spuntando il separatore corretto.

Questo funziona solo per il separatore: per gli accenti rotti non c’e scorciatoia, perche la codifica sbagliata perde l’informazione gia in fase di lettura. In quel caso conviene ripartire dall’importazione corretta in Excel scegliendo l’Origine file giusta.

Regola pratica per non sbagliare piu

La sintesi sta in tre righe. Se le colonne finiscono tutte insieme, e il separatore: importa il file e scegli a mano virgola o punto e virgola guardando l’anteprima. Se gli accenti diventano simboli strani, e la codifica: in Excel imposta Origine file su UTF-8; in Fogli, di solito, non e nemmeno un problema. E in tutti i casi, per i CSV un po’ capricciosi, l’importazione guidata batte sempre il doppio clic.

Se invece il tuo punto di partenza sono piu file CSV da mettere insieme prima ancora di leggerli, abbiamo gia una guida dedicata: come unire piu file CSV in un unico file in 3 clic.

Fausto Pitzalis

Blogger dal 2001, Nativo Digitale, Developer.
Da 15 anni mi occupo di IT per una grande Azienda.
Lavoro per abbattere il Digital Divide.
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